INFORME TÉCNICO DE AUDITORIA Y VALORACIÓN (CASO HIPOTÉTICO)

INFORME DE AUDITORIA Y VALORACIÓN

REF: ACTUACIÓN PRACTICADA EN EL INSTITUTO DEL AMBIENTE, RELACIONADA CON LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO: “CONSTRUCCIÓN DE GERMINADEROS PARA LA FORESTACIÓN DE TIERRAS DESTRUIDAS POR LA INTERVENCIÓN DEL HOMBRE”.

1. Aspectos Preliminares

1.1. Origen de la Actuación

 En cumplimiento de las atribuciones establecidas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, se realizó la Actuación Fiscal a través de la Dirección Sectorial de Control de la Administración Descentralizada de acuerdo con las instrucciones contenidas en el Oficio XXX, emanado de la Contraloría General de la República, así como del Oficio Credencial Nº XXX de fecha XXX, en el Instituto del Ambiente, cuyos resultados se muestran en el presente informe.

1.2. Alcance

 La presente actuación fiscal se orientó hacia la evaluación exhaustiva del proyecto “Construcción de germinadores para la forestación de tierras destruidas por la intervención del hombre, en el estado xxx”, financiado con recursos provenientes de la aplicación de la Ley de Asignaciones Económicas Especiales para los Estados y el Distrito  Metropolitano de Caracas Derivadas de Minas e Hidrocarburos (LAEE), durante el período 2006.

 La evaluación abarcó específicamente la Gerencia Técnica, la cual se encarga de supervisar e inspeccionar los programas de apoyo financiero ambientales y habitacionales; asimismo, las obras que contrate el  Instituto y evaluar los proyectos en el área de desarrollo urbano para la concesión de créditos, financiamientos o refinanciamientos.

1.3. Objetivo

1.3.1. Objetivo General

 Evaluar las operaciones administrativas, presupuestarias, financieras y técnicas relacionadas con la ejecución del proyecto: “Construcción de germinadores para la forestación de tierras destruidas por la intervención del hombre, en el estado xxx”.

1.3.2. Objetivos Específicos

1.   Verificar la legalidad y sinceridad del proceso de selección de contratistas.

2.   Analizar los procesos de contratación y ejecución (presupuestaria y financiera) de la obra.

3.   Determinar a través de la inspección física de la obra que ésta se haya ejecutado bajo los criterios técnicos establecidos.

1.4. Enfoque

 De acuerdo con la facultad conferida a la Contraloría General del Estado, contenida en el Artículo 34 de la Ley que rige su funcionamiento, la Actuación Fiscal se orientó desde el punto de vista de control posterior.

1.5. Métodos, Procedimientos y Técnicas

 Para el logro de los objetivos planteados y en atención a las Normas Generales de Auditoría de Estado dictadas por la Contraloría General de la República y a las Normas de Auditoría de Aceptación General, se utilizaron los procedimientos y técnicas siguientes:

· Entrevistas con las distintas autoridades y funcionarios del organismo, involucrados con los procesos objeto de análisis.

·  Solicitud de la información requerida.

·  Revisión, validación y análisis de los recaudos solicitados.

· Evaluación de los soportes documentales que respaldan las operaciones administrativas, presupuestarias y financieras del contrato objeto de análisis.

·  Inspecciones “In situ”.

2. Características Generales del Ente Evaluado

2.1. Identificación del Ente

 El Instituto del Ambiente del estado X, es un ente que se encarga de ejecutar y administrar la política habitacional y ambiental en el Territorio Nacional, así como equipamiento para la dotación de los servicios públicos, que permitan realizar estudios y desarrollar políticas a seguir en el sector habitacional y ambiental.

2.2. Organización

 De acuerdo con el organigrama estructural, del Instituto del Ambiente se encuentra conformado de la manera siguiente:

Ø Junta Directiva

Ø Presidencia

·  Gerencia General

·  Asesoría Legal

·  Auditoría Interna

·  Gerencia de Planificación y Presupuesto

·  Gerencia de Crédito y Cobranza

·  Gerencia de Desarrollo Social

·  Gerencia de Administración y Finanzas

§  Jefe de Recursos Humanos

§  Jefe de Presupuesto

§  Jefe de Tesorería

§  Jefe de Contabilidad y Fideicomiso

§  Jefe de Servicios Generales

·  Gerencia Técnica

§  Jefe de Programas Especiales

§  Jefe de Programa LAEE

§  Jefe  de Autoconstrucción

2.3. Datos Presupuestarios y Financieros

 Para el cumplimiento de sus funciones al IAM, durante el ejercicio fiscal 2006, le fueron asignados según la Ley de Presupuesto de la entidad federal, los recursos que se detallan a continuación:

Cuadro Nº 1

Ejercicio Fiscal	Asignación Inicial en Bs.
2006	6.213.954.640,00

2.4. Naturaleza Jurídica

 El IAM es un Instituto Autónomo, adscrito al Ejecutivo del estado X, con personalidad jurídica y patrimonio propio, distinto e independiente del fisco estadal.

2.4. Base Legal y Técnica

 La normativa legal que rige el funcionamiento del IAM, vinculada con las áreas objeto de la evaluación, es la siguiente:

· Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial Nº 5.453 Extraordinaria, de fecha 24 de Marzo de 2000. (Reimpresa por error material).

· Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17 de Diciembre de 2001.

· Ley Orgánica Sobre los Estados de Excepción, Gaceta Oficial de la República Nº 37.261, de fecha 15 de Agosto de 2001.

· Decreto de Reforma parcial de la Ley de Licitaciones, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.556 Extraordinario de fecha 13 de Noviembre de 2001.

· Reglamento Parcial de la Ley de Licitaciones, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.313  de fecha  14 de Noviembre de 2005.

· Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras, publicado en Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 5.096 Extraordinario, de fecha 16 de Septiembre de 1996.

·   Normas Generales de Control Interno, Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 36.229 de fecha 17 de Junio de 1997.

·   Decreto Presidencial Nº 4.343, mediante el cual se declara en estado de emergencia el Sistema de Vivienda y Hábitat en todo el territorio nacional, publicado en Gaceta Oficial Nº 38.396 de fecha 13 de Marzo de 2006.

·   Decreto GNº/193/2005, mediante el cual se decreta el Estado de Emergencia, en todo el ámbito geográfico del estado, para aquellas comunidades que sufran, o hayan sufrido o están bajo amenaza de sufrir el fenómeno del establecimiento de asentamientos originados por invasiones de terrenos públicos y privados, así como las comunidades que requieran consolidación y rehabilitación de los urbanismos existentes, publicado en  Gaceta Oficial del Estado, Nº Extraordinario de fecha 27 de Abril de 2005.

·   Resolución 033, en la cual se declara el Estado de Emergencia al Sistema Nacional de Vivienda y Habitad, emanada del Ministerio para la Vivienda y Hábitat, publicada en Gaceta Oficial Nº 38.316 de fecha  17 de Noviembre de 2005.

·  Dictamen de la Contraloría General de la República Nº 04-00-01-169 de fecha 19 de Marzo de 1998.

3. Observaciones Derivadas del Análisis.

3.1 Análisis Presupuestario y Financiero, relacionado con el Proyecto bajo estudio

El Gobernador del estado X, mediante Decreto Nº X de fecha 06-06-2006, modificó la Distribución General del Presupuesto 2006 de los Entes Descentralizados y a través de Certificaciones LAEE N^ros. X y XY de fechas 24-05-2006 y 25-01-2007, aprobó los desembolsos de los recursos provenientes de la Ley de Asignaciones Económicas Especiales LAEE, correspondientes al año 2006, por las cantidades de Bs. 30.324.411.551,20 y  Bs. 8.159.378.783, 39; respectivamente, para ser depositados a las subcuentas del Fideicomiso L00008, en las cuales estaba incluido el proyecto objeto de esta actuación. Cabe señalar, que dichos recursos fueron incorporados al presupuesto a través de créditos adicionales.

A continuación se presenta la ejecución presupuestaria y financiera del proyecto analizado:

 Instituto del Ambiente del estado

                             Ejecución Presupuestaria y Financiera del Proyecto

                                                    Expresado en Bolívares

Contrato Nº	Fecha	Nombre de la obra	Empresa	Monto Contratado	Monto cancelado por valuación y anticipo	Ejecución Financiera  (%)
LAEE-109-2006	25-09-2006	“Construcción de germinadores para la forestación de tierras destruidas por la intervención del hombre, en el estado xxx”.	GM CONSTRUCTORES AMBIENTALES 77 C.A	4.910.259.328,90	2.557.403.082,12	52,08
Total				4.910.259.328,90	2.557.403.082.12

3.2 Proceso de Selección de Contratistas  

·        Se determinó la inexistencia de Manual de Normas y Procedimientos; donde se establezcan los distintos pasos y condiciones de las operaciones a ser autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, así como del archivo de los soportes pertinentes. Al respecto, los Artículos 24 y 25 de la Ley de Contraloría General del Estado, en concordancia con los Artículos 36 y 37 de la Ley Orgánica  de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, establecen lo siguiente:

“Artículo  24: Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente del sector público estadal, la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura  y fines del ente… ”.

“Artículo  25: Cada entidad del sector público estadal, en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, elaborará las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno…”.

 De conformidad con lo previsto en el Artículo 22 de las Normas Generales de Control Interno, los cuales prevén lo siguiente:

“Artículo  22.- Los manuales técnicos y de procedimientos deben ser aprobados por las máximas autoridades jerárquicas de los organismos y entidades…”

 Esta situación se originó debido a los constantes cambios que ha tenido la estructura organizativa del Instituto, los cuales han impedido elaborar los referidos manuales.

Es importante señalar, que la carencia de este manual dificulta la uniformidad en los procedimientos, permite la discrecionalidad de los funcionarios en el ejercicio de sus actividades, y afecta la evaluación de la ejecución de las mismas.

·      Se constató la omisión del proceso licitatorio para la selección de la empresa contratada para la ejecución del proyecto (ver Anexo Nº 1), el cual por sus características y el monto debió ser sometido al procedimiento de licitación general. Al respecto, el Artículo 26 numeral 5  de la Ley de Contraloría General del Estado, en concordancia con el Artículo 38 numeral 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, establece:

“Artículo 26. El sistema de control interno que se implante en los entes y organismos a que se refieren el artículo 8, numerales 1 al 5 de esta Ley, deberá garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:

(Omissis)

5.          Que se hubiere cumplido con los términos de Ley de Licitaciones,  correspondiente, en los casos que sean necesarios, y las demás Leyes que sean aplicables”

(Omissis)

En correlación con el Artículo 61 numeral 2, del Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, el cual prevé lo siguiente:

 “Artículo 61. Debe procederse por Licitación General o Licitación Anunciada Internacionalmente:

(Omissis)

2.     En el caso de construcción de obras, si el contrato a ser otorgado es por un monto estimado superior a veinticinco mil unidades tributarias (25.000 UT)”.

  Cabe destacar, que el valor de la Unidad Tributaria (U.T.) vigente a la fecha de la selección de la empresa (25-09-2006) era de Bs. 33.600, por lo cual toda contratación de obras que superara la cantidad de Bs. 840.000.000,00 debía someterse al proceso de licitación anteriormente señalado.

 La adjudicación directa del contrato en mención, se sustentó en los siguientes  fundamentos: el Decreto Presidencial Nº 000, Decreto de Estado de Emergencia, emanado de la Gobernación del estado GNº/X/2005, en concordancia con lo dispuesto en el Artículo 88 numeral 6 del Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, Resolución Nº 033 emanada del Ministerio del Ambiente de fecha 11-11-2005 y Punto de Cuenta Nº 0x, de fecha  03-08-2006, aprobado por  el Consejo Directivo.

 En relación a los antes expuesto, se debe señalar: que en el Decreto Presidencial  Nº 4.3xx, se ordenó a los Órganos y Entes de la Administración Pública Nacional, Estadal y Municipal, integrantes del Sistema Nacional de Ambiente, Vivienda y Hábitat, realizar las acciones requeridas para atender a la población de forma inmediata, mediante un Plan de Emergencia en Ambiente y Forestación; así como también, atribuyó la facultad de realizar todas las acciones tendentes a la implementación del referido Plan de Emergencia; a fin de fortalecer el Sistema Nacional de Vivienda y Hábitat Ambiental. Sin embargo, en el mismo no se establece que la contratación de las obras deba realizarse mediante la modalidad de adjudicación directa, por tanto dichas acciones pudieron ser efectuadas con sujeción al proceso de selección de contratistas antes señalado, reduciendo los lapsos para la preparación de las ofertas de conformidad con lo previsto en el Artículo 76 del Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, que establece:

“Artículo 76. Los plazos para la preparación de ofertas, deben ser de al menos doce (12) días hábiles en la Licitación General y ocho (8) días hábiles en la Licitación Selectiva, contados desde la fecha a partir de la cual los pliegos de licitación estén disponibles para los interesados hasta la última fecha para la presentación válida de las ofertas. Estos plazos se fijarán, en cada caso, teniendo especialmente en cuenta la complejidad de la obra, del suministro o de la prestación del servicio. Excepcionalmente, por acto motivado emitido por la máxima autoridad del ente contratante,  Comisión de Licitaciones, se podrán reducir los plazos a que se refiere este artículo… ”.

 A los fines de dar celeridad al referido proceso, sin que menoscabe los derechos ni cause daños a la población, dado que los hechos que se tratan no revisten el carácter de imprevisible.

 Asimismo, dicha adjudicación también se basó en el Decreto GNº/>/2005, en la cual se declaró Estado de Emergencia, en todo el ámbito geográfico del estado, para aquellas comunidades que sufran, hayan sufrido o están bajo amenaza de sufrir el fenómeno del establecimiento de asentamientos originados por invasiones de terrenos públicos y privados, así como las comunidades que requieran consolidación y rehabilitación de los urbanismos existentes. En ese sentido, es conveniente destacar que el Gobernador no tiene la facultad para declarar estados de emergencia en la entidad, toda vez que la misma está reservada de manera exclusiva y excluyente al Presidente de la República en Consejo de Ministros, sin menoscabo que la ejecución del decreto sea delegada en los Gobernadores de estado, de conformidad con lo previsto en el Artículo 16 de la Ley Orgánica Sobre Estados de Excepción.

 Con respecto, al Artículo 88 numeral 6 del Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, dicha disposición obedece a los casos de emergencia comprobada dentro del respectivo organismo o ente; es decir, son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la paralización o amenaza de paralización total del ente (Son hechos públicos y notorios). Por lo tanto, se colige que la adjudicación directa no encuadra dentro del numeral 6 del Artículo 88 del Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, por cuanto en el expediente del proyecto objeto del análisis no se evidenció acto motivado, en el cual se dejara constancia de hechos fortuitos ocurridos en el año 2006 que paralizaran la misión del Instituto, y por consiguiente pusieran en riesgo su funcionamiento.

 En relación a la Resolución 033, en la cual se declaró en estado de emergencia al Sistema Nacional de Ambiente, Vivienda y Hábitat, estableciendo dentro de las consideraciones que la originaron, la necesidad de culminar total o parcialmente los desarrollos urbanísticos antes del    31-12-2005. Por otra parte, el Artículo Segundo de la citada resolución atribuye a las Instituciones que se mencionan a continuación, la facultad para realizar con urgencia y prioridad todas las contrataciones necesarias para la ejecución y culminación de obras, en todos sus ámbitos: a) Instituto Nacional del Ambiente, apreciándose que dentro de las Instituciones facultadas no se encuentra el Instituto del Ambiente del estado, entendiéndose que el ámbito de aplicación de la referida resolución es a nivel Nacional y no Estadal.

 De igual manera se utilizaron como basamento para adjudicar directamente el contrato, el Punto de Cuenta Nº 023,  referente a contratación de obras, el cual fue aprobado por  el Consejo Directivo, sin estar firmado por el Presidente del Instituto de la Vivienda del estado.

Sobre lo expuesto, es preciso destacar el contenido del dictamen Nro. 04-00-00-169 de fecha 19-03-1998 emanado de la Contraloría General de la República, en el que se caracteriza a la emergencia institucional por la presencia de tres elementos:

“…en primer lugar, el carácter imprevisto e imprevisible del hecho o suceso que da lugar a dicha emergencia; en segundo lugar, el daño actual o eventual que causa o puede causar el hecho o suceso y el cual, debe revestir cierta gravedad; y en tercer lugar el carácter urgente e inaplazable de la solución que debe darse a este hecho o suceso, a tal punto que no pueda esperarse que transcurran los lapsos de duración propios de los procedimientos de licitación general o selectiva, igualmente regulados por la Ley de Licitaciones. En consecuencia, y para concluir, podemos afirmar que la emergencia (omissis) está circunscrita a hechos ocurridos internamente en el ente u organismo de que se trate, y cuya calificación como situación de emergencia corresponderá a la máxima autoridad administrativa de dicho ente u organismo, partiendo de los elementos que, necesariamente, deben estar presentes en una emergencia…”

 Tales hechos ponen en riesgo la eficiente y transparente gestión administrativa en materia habitacional, toda vez que se dejaron de considerar propuestas más favorables a los intereses del estado, en cuanto a la calidad, cantidad y precios de los trabajos a realizar, capacidad técnica y financiera de la empresa, y entrega oportuna de los trabajos requeridos en beneficio de la colectividad.

·   En el proceso de selección de la empresa contratada, se omitió la aplicación de los mecanismos establecidos en el Artículo 28 del Reglamento Parcial del Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, el cual establece lo siguiente:

“Artículo 28. Para proceder por Adjudicación directa, en atención a lo establecido en los artículos 87 y 88 del Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, los Entes adjudicatarios podrán optar por los siguientes mecanismos:

1.       Concurso privado;

2.       Consulta de precios ”

Además de lo establecido en el numeral 5 del Artículo 26 de la Ley de Contraloría General del Estado en concordancia con el Artículo 38  numeral 5 la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF), el cual establece que el sistema de control interno debe garantizar que antes de la elaboración de contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los términos establecidos en la Ley de Licitaciones.

 Entre las causas de dicha situación, se determinó la inexistencia de manual de normas y procedimientos debidamente aprobados por las máximas autoridades, en el cual se indiquen los pasos a seguir a los fines de cumplir con los mecanismos que deben regir el proceso de selección y contratación de los proveedores, así como los responsables de su ejecución, de acuerdo con la normativa aplicable.

 El hecho descrito trae como consecuencia que no se hayan realizado los procedimientos competitivos, tendentes a evaluar distintas ofertas, con el objetivo de seleccionar al mejor contratista. En virtud de lo cual, el procedimiento de adjudicación aplicado en el caso objeto de análisis, no garantizó la escogencia de la mejor opción para el Estado, ni el cumplimiento de los principios de economía, transparencia, eficiencia, igualdad, competencia, sobre los cuales se basan los procedimientos competitivos de selección de contratistas establecidos en la Ley de Licitaciones y su Reglamento.

·      Se constató la inexistencia de la documentación siguiente: Certificación del Ingeniero Residente de la Obra, la notificación por escrito por parte del Instituto al contratista correspondiente a la decisión de rescindir el contrato, los informes de inspección y la solvencia laboral de la empresa contratada. Asimismo, cabe señalar, que el citado expediente no se encuentra ordenado, foliado lo cual dificulta el ejercicio de control. No obstante, lo previsto en el Artículo 23, literal a), de las Normas Generales de Control Interno, el cual señala:

“Artículo 23. Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente:

a) Los documentos deben contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente.

 (Omissis)”.

 Lo antes descrito, se ocasionó por la ausencia de un apropiado sistema de control interno que señale el tipo de documentación requerida al momento de la contratación y durante el transcurso de la ejecución de la obra, lo que impide garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información administrativa.

·      En el contrato de Obra Nº LAEE-1xx-2006, suscrito con la empresa GM CONSTRUCTORES AMBIENTALES 77 C.A., en fecha 25-09-2006, se constató un retraso de 118 días en su culminación, desde la fecha de vencimiento del plazo de ejecución previsto en el contrato  (23-05-2007) hasta la fecha de la inspección física (18-09-2007), no obstante, la cláusula del contrato referida a los plazos, establecía 8 meses. La causa que originó dicho retraso radica principalmente en deficiencias en su planificación, por cuanto debió formularse con base a estudios y diagnósticos actualizados, que tomaran en cuenta los distintos factores que influirían en su desarrollo, a los fines de evitar retrasos producto de las modificaciones del proyecto en la fase de ejecución. Pudiéndose haber efectuado un estudio sobre la problemática existente en el sector relacionada con la definición de las cotas de rasantes en vialidad para establecer la altura definitiva de las bocas de visita a construir en las calles, definición del colector principal para la conexión de la red de cloacas  ya construida, falta de detalles en los planos de las cloacas, falta de planos de la red de acueducto para la zona de trabajo. En este sentido, los Artículos 16 y 17 de las Normas Generales de Control Interno, establecen lo siguiente:

“Artículo 16. La planificación debe ser una función institucional permanente, sujeta a evaluación periódica”.

 “Artículo 17. Los planes, programas y proyectos de cada organismo o entidad deben (omissis) formularse con base a estudios y diagnósticos actualizados, teniendo en cuenta (omissis) los recursos humanos, materiales y financieros que permitan el normal desarrollo de las actividades programadas.”

 Por otra parte, cabe señalar, que el contratista debe conocer el lugar y las condiciones donde se construirá la obra objeto del contrato, estar en cuenta de todas las circunstancias relativas a los trabajos y haber estudiado cuidadosamente los planos y demás documentos técnicos, por lo que se entiende que ha suscrito el contrato con entero conocimiento de todo lo señalado y de los inconvenientes que pudieren presentarse, tal como lo prevé el Artículo 73 de las Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras Ambientales.

 Esta situación trajo como consecuencia, que 1.250 animales no estén recibiendo el beneficio de tener un lugar donde vivir, tal como lo establece el Artículo 82 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

·      Se evidenció que en el expediente del contrato en referencia, no reposa acta de reinicio y/o prórrogas de terminación que justifiquen el retraso en su culminación, desde el 25-05-2007 hasta la fecha de inspección realizada por esta Contraloría (18-09-2007). Al respecto, el Artículo 23 literal a) de las Normas Generales de Control Interno, señala:

“Artículo 23. Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente:

a) Los documentos deben contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente.

 (Omissis)”.

 Los hechos antes expuestos, se ocasionaron por la ausencia de Manual de Normas y Procedimientos donde se dicten los diferentes pasos y condiciones de las operaciones, así como lo relativo al archivo de la documentación justificativa que le sirva de soporte.

   Asimismo, se constató la inexistencia de equipos, materiales y personal laborando, lo que demuestra una obra inconclusa y paralizada, presentando un avance físico del 34,60% en relación con lo previsto en el cronograma de trabajo. Al respecto, el Artículo 10 de las Normas Generales de Control Interno, señala:

“Artículo 10. Los niveles directivos y gerenciales de los organismos o entidades deben:

(Omissis)

b) Ser diligentes en la adopción de las medidas necesarias ante cualquier evidencia de desviación de los objetivos y metas programadas, detección de irregularidades o actuaciones contrarias a los principios de legalidad, economía, eficiencia y/o eficacia.

c) Asegurarse de que los controles internos contribuyan al logro de los resultados esperados de la gestión.”.

 En tal sentido, el Artículo 19 de las Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras, establece:

“Artículo 19 EL Contratista se obliga a prestar la más cuidadosa atención al contrato con miras a su estricto cumplimiento y cabal ejecución de la obra. También deberá mantener en el sitio de la obra y en condiciones normales de trabajo toda la maquinaria y equipos que fueren necesarios para la correcta ejecución de la obra y no podrá retirarlos de allí sin la autorización escrita del Ente Contratante, mientras esté vigente el contrato correspondiente de la obra a ejecutar. De ser el caso se indemnizará al contratista por el uso de las maquinarias y equipos.”.

 Con respecto, a los hechos observados es preciso puntualizar que son producto de la ausencia de planificación en la contratación y ejecución del proyecto, motivado a que se redujo la meta física proyectada para contratar la obra, lo que generó que a la fecha no hayan sido atendidas las necesidades destinadas al referido proyecto ambiental.

 Por otra parte, se constató en dicha inspección que las 28 hectáreas construidas, presentaron deficiencias en la profundidad de siembra.

 Tales hechos se originaron, como consecuencia de debilidades en la fiscalización e inspección de la obra por no ejercer un adecuado control de los materiales utilizados durante la ejecución de la misma, afectando las condiciones de habitabilidad, generando insatisfacción.

4.  Conclusiones y  Recomendaciones:

4.1  Conclusiones

 Sobre la base de las observaciones formuladas,  relacionadas con el desempeño del Instituto del ambiente del Estado en cuanto a las actividades administrativas en relación a la contratación de la obra “Construcción de germinadores para la forestación de tierras destruidas por la intervención del hombre, en el estado xxx”, se detectaron debilidades de procedimientos internos, así como ausencias de controles y la no aplicación de instrumentos normativos y/o disposiciones legales; que incidieron en su funcionamiento, por cuanto afectaron la exactitud, veracidad y oportunidad de la información administrativa; además de la eficiencia y legalidad de las operaciones institucionales. Dentro de las debilidades se pueden indicar las siguientes: ausencia de documentación soporte de diversas transacciones administrativas y técnicas, e inexistencia de Manual de Normas y Procedimientos aprobado por las máximas autoridades del ente.

 De igual manera, se evidenciaron  deficiencias en la planificación inherente a la ejecución de la obra, lo que ocasionó un retrazo en la culminación de la misma, impidiendo que el proyecto se materializara en el lapso establecido; esta situación causó daño al patrimonio público estadal por el orden de Bs. 462.856.860,07, apreciación ésta que se fundamenta en el estado en que se encontraba la obra contratada con carácter de emergencia: inconclusa y paralizada, aunado a las debilidades de supervisión, fiscalización y control de los materiales utilizados en la ejecución del proyecto, menoscabándose, a tal efecto, el cumplimiento de los Principios que deben prevalecer en el ejercicio de la función pública, la cual se deberá desarrollar con base en eficacia, objetividad, honestidad, transparencia, buena fe y confianza, entre otros, y dentro de parámetros de racionalidad técnica y jurídica. 

 Lo antes expuesto, pone en riesgo los intereses del estado, e impide salvaguardar su patrimonio público, y por ende, contribuir al cumplimiento del principal objetivo de la organización y funcionamiento de la administración pública: dar eficacia a los principios, valores y normas consagradas en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

 4.2  Recomendaciones

En virtud de la importancia de las observaciones señaladas en el cuerpo de este informe y con el firme propósito de que sean atendidas y subsanadas en beneficio de una gestión administrativa efectiva y eficiente que tienda hacia la optimización de los recursos y la salvaguarda del patrimonio del estado, y no existiendo alegato por parte de las autoridades del Instituto que desvirtúe las observaciones formuladas en el Informe Preliminar remitido  mediante Oficio CG-0xxs-08 de fecha 09/07/2008,  este Órgano Contralor recomienda:

· Establecer mecanismos que se consideren necesarios para la elaboración del Manual de Normas y Procedimientos, el cual debe incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones a ser realizadas, autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas.

·  Implementar un adecuado sistema de control interno que señale el tipo de documentación requerida al momento de la contratación y durante el transcurso de la  ejecución de las obras, a objeto de garantizar la exactitud, veracidad y oportunidad de la información administrativa.

·  Fijar lineamientos a los fines de cerciorarse que antes de proceder a la selección de  contratistas a través de procesos licitatorios y/o adjudicaciones directas, los mismos  cumplan con los parámetros para ello, y garanticen la escogencia de la alternativa más óptima en cuanto a la capacidad técnica y financiera de las empresas escogidas, y economía de las ofertas presentadas sobre la base de precios justos y razonables, en pro de una sana y transparente administración.

· Solicitar  a los contratistas la inmediata reparación y corrección de la totalidad de los defectos encontrados en las viviendas, los cuales afectan las condiciones mínimas de habitabilidad.

· Planificar los proyectos sobre la base de estudios técnicos adecuados sujetos a políticas que propendan a la utilización racional de los recursos, a los fines de evitar retrasos en la ejecución, entre otras imprevisiones, en detrimento de las metas previstas, considerando esencialmente que la administración pública está al servicio de los particulares, y que por lo tanto, se deberá dar preferencia a los requerimientos de la población y a la satisfacción de sus necesidades.

· Aplicar oportunamente las sanciones a que hubiere lugar, en caso de incumplimiento de las cláusulas contractuales o legales, de acuerdo con la normativa legal vigente.

· Implementar mecanismos de inspección y supervisión periódica con miras a ejercer una estricta vigilancia y fiscalización en la ejecución de las obras, garantizando que los contratistas presten la más cuidadosa atención en el desarrollo de los trabajos dentro de los plazos fijados, conforme a metas y parámetros previstos en los proyectos, y en caso de prórrogas, que sean debidamente autenticadas.

· Establecer  adecuados controles internos que permitan adoptar medidas oportunas ante la detección de irregularidades, desviación de los objetivos y metas programadas, o actuaciones contrarias a los principios de legalidad, economía, eficiencia y/o eficacia, honestidad y transparencia, que a su vez incrementen la protección del patrimonio público, minimicen los riesgos de daños contra el mismo, y promuevan la utilización racional de los recursos del estado.

 Sobre la base de las fallas y deficiencias observadas, y en atención a las recomendaciones contenidas en el presente informe, las Máximas Autoridades del IA, deberán elaborar un plan de acción para corregirlas, el cual será objeto de seguimiento por parte de este Órgano Contralor, con la finalidad de verificar las acciones correctivas emprendidas, así como los resultados  de su aplicación.

Atentamente;

Ramón Ignacio Parra

Redacción de Informes Técnicos

Inicio del curso

15 de julio 2015

NOTA: Caso hipotectico que podría presentarse en mi ambiente laboral